Telepon Sekretaris: Contoh Percakapan Telepon Keluar Sekretaris Yang Profesional

Telepon Sekretaris: Panduan Percakapan Telepon Keluar Profesional

Sebagai sekretaris profesional, kemampuan melakukan percakapan telepon yang efektif sangat penting. Percakapan telepon keluar yang dilakukan dengan baik dapat menciptakan kesan positif bagi perusahaan dan membangun hubungan yang kuat dengan klien. Berikut panduan komprehensif tentang cara melakukan percakapan telepon keluar yang profesional:

Persiapan Sebelum Menelepon

• Tentukan tujuan panggilan: Tentukan tujuan spesifik panggilan Anda sebelum menelepon. Apakah Anda ingin menjadwalkan janji temu, mengumpulkan informasi, atau memberikan pembaruan?
• Kumpulkan informasi yang diperlukan: Kumpulkan semua informasi yang diperlukan, seperti nama, nomor telepon, dan detail terkait lainnya.
• Latih pesan Anda: Latih pesan utama yang ingin Anda sampaikan selama panggilan. Ini akan membantu Anda tetap fokus dan jelas.
• Siapkan catatan: Siapkan catatan untuk mencatat informasi penting selama panggilan.

Memulai Panggilan

• Sapa dengan ramah: Mulailah panggilan dengan sapaan yang ramah dan profesional, seperti "Selamat pagi/siang/sore."
• Identifikasi diri Anda: Nyatakan nama Anda, perusahaan Anda, dan tujuan panggilan Anda dengan jelas.
• Tanyakan nama penerima: Tanyakan nama penerima untuk membangun hubungan pribadi.

Menyampaikan Pesan

• Sampaikan pesan utama: Sampaikan pesan utama Anda secara langsung dan jelas. Hindari menggunakan bahasa yang berbelit-belit atau teknis.
• Berikan informasi pendukung: Berikan informasi pendukung yang diperlukan untuk mendukung pesan utama Anda.
• Tanyakan pertanyaan: Ajukan pertanyaan yang relevan untuk mendapatkan informasi tambahan atau mengklarifikasi poin-poin tertentu.

Menutup Panggilan

• Ringkas poin-poin penting: Ringkas poin-poin penting dari percakapan untuk memastikan pemahaman.
• Tindak lanjut: Jika diperlukan, tentukan langkah tindak lanjut, seperti menjadwalkan janji temu atau mengirimkan email.
• Ucapkan terima kasih: Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan akhiri panggilan dengan ramah.

Contoh Percakapan Telepon Keluar Profesional

Sekretaris: "Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Penerima]. Nama saya [Nama Sekretaris] dari [Nama Perusahaan]. Saya menelepon untuk menjadwalkan janji temu dengan [Nama Orang yang Ingin Ditemui] terkait [Tujuan Janji Temu]."

Penerima: "Tentu, Ibu/Bapak [Nama Sekretaris]. Kapan Bapak/Ibu ingin menjadwalkan janji temu?"

Sekretaris: "Saya memiliki beberapa waktu yang tersedia pada [Tanggal dan Waktu]. Apakah waktu tersebut sesuai untuk Bapak/Ibu?"

Penerima: "Ya, itu bisa. Saya akan mencatat janji temu itu."

Sekretaris: "Terima kasih, Bapak/Ibu [Nama Penerima]. Saya akan mengirimkan konfirmasi janji temu melalui email. Apakah ada informasi lain yang Bapak/Ibu perlukan?"

Penerima: "Tidak, terima kasih. Saya sudah memiliki semua informasi yang saya perlukan."

Sekretaris: "Baiklah, Bapak/Ibu [Nama Penerima]. Terima kasih atas waktu Anda. Sampai jumpa di janji temu kita."

Penerima: "Sampai jumpa, Ibu/Bapak [Nama Sekretaris]."

Diagram Percakapan Telepon Keluar Profesional

Tahap	Deskripsi
Persiapan	Tentukan tujuan, kumpulkan informasi, latih pesan, siapkan catatan
Memulai Panggilan	Sapa dengan ramah, identifikasi diri, tanyakan nama penerima
Menyampaikan Pesan	Sampaikan pesan utama, berikan informasi pendukung, tanyakan pertanyaan
Menutup Panggilan	Ringkas poin-poin penting, tentukan tindak lanjut, ucapkan terima kasih

Dengan mengikuti panduan ini dan mempraktikkan contoh percakapan, Anda dapat melakukan percakapan telepon keluar yang profesional dan efektif, membangun hubungan yang kuat dengan klien, dan meningkatkan citra perusahaan Anda.

Lokasi:

Berbagi :